Dağınık bir eğitim operasyonunu dört rollü tek panele taşıdık
Başvurudan derse, dersten ödemeye ve hakedişe kadar tüm süreci tek sistemde toplayan, dört farklı rol için ayrı panel sunan kurumsal operasyon yazılımı.
- 200+
- aktif kullanıcı
- 4
- ayrı rol ve panel
- Onlarca
- ilde operasyon
Sorun neydi
İnalp Akademi, Türkiye genelinde onlarca ilde yüz yüze özel ders operasyonu yürütüyor. Öğrenci başvuruları, eğitmen alımı, ders takibi ve ödemeler birbirinden bağımsız yerlerde tutuluyordu.
Operasyon pratikte WhatsApp gruplarına, Excel dosyalarına ve not defterlerine dağılmıştı. Bir öğrencinin hangi aşamada olduğunu ya da bir eğitmenin hakedişinin ödenip ödenmediğini görmek, birden fazla kişiye sormayı gerektiriyordu.
Ölçek büyüdükçe bu yapı taşınamaz hale geldi: yeni il eklemek, yeni eğitmen almak ve ödemeleri doğrulamak her seferinde elle iş çıkarıyordu.
Ne yaptık
Tüm operasyonu tek sistemde toplayan, aşamalı süreç yönetimine dayanan bir panel kurduk. Süreç başvuruyla başlıyor, ders ve ödeme adımlarından geçip raporlamayla kapanıyor.
Kurumdaki dört farklı sorumluluk seviyesi için ayrı panel tasarladık: kurucu, bölge sorumlusu, il temsilcisi ve eğitmen. Her rol yalnızca kendi işini ve kendi verisini görüyor.
Elle yapılan iki iş otomatikleştirildi: dekontlar yapay zeka destekli OCR ile okunup ilgili ödemeyle eşleştiriliyor, başvurular e-posta kutusundan sisteme kendiliğinden düşüyor ve mülakat davetleri takvim üzerinden akıyor.
Sistemin kapsadıkları
- Kurucu, bölge sorumlusu, il temsilcisi ve eğitmen için dört ayrı panel
- Öğrenci başvurusundan derse kadar aşamalı süreç yönetimi
- Eğitmen alım süreci: başvuru, mülakat daveti, değerlendirme
- Ders takibi ve eğitmen hakediş hesabı
- Yapay zeka destekli OCR ile dekont okuma ve ödeme eşleştirme
- E-postadan otomatik başvuru akışı, takvimden mülakat daveti
- Rol bazlı yetkilendirme ve şifreli veri saklama
- KVKK uyumu tasarımın başından itibaren kapsamda
Kullandığımız teknolojiler
Benzer bir süreciniz mi var?
Dağınık bir operasyonu tek yere toplamak istiyorsanız, önce ne yapılabileceğini konuşalım.